Datové schránky a systém datových schránek ISDS

Informační systém datových schránek - ISDS

Informační systém datových schránek vznikl s cílem usnadnit a zrychlit komunikaci fyzických i právnických osob se státem.

Systém funguje od 1. 7. 2009 a je určen pro komunikaci:

• státních orgánů, institucí a definovaných subjektů (např. notářů, soudních exekutorů - viz poznámka*) s fyzickými a právnickými osobami
• fyzických a právnických osob s orgány veřejné moci
• mezi orgány veřejné moci navzájem
• dále dle plánu novely od 1. 1. 2010 také pro dodávání zpráv mezi fyzickými a právnickými osobami

Konkrétně nám má systém datových schránek prostřednictvím elektronické formy usnadnit doručování dokumentů státu a zpět od něj. Provozovatelem systému ISDS je Česká pošta, s. p.

* Zákon vymezuje subjekty: státních orgánů, orgánů územních samosprávných celků, Pozemkového fondu České republiky a jiných státních fondů, zdravotních pojišťoven, Českého rozhlasu, České televize, samosprávných komor zřízených zákonem, notářů a soudních exekutorů

Zákonná úprava datových schránek

Informační systém datových schránek je upraven zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Zákon stanoví:

• předmět úpravy - tzn. jakých osob se systém datových schránek týká a jakých druhů úkonů a dokumentů (zákon se nevztahuje na utajované dokumenty)
• co je datovou schránkou a pro koho je zřizována
• podmínky zřizování a rušení datových schránek
• oprávnění přístupu k datové schránce
• úpravu a využívání samotného informačního systému datových schránek
• využití datové zprávy
• působnost ministerstva
• co je a jak se provádí autorizovaná konverze

Zákon 300/2008 Sb. nabyl účinnosti dne 1. 7. 2009.

Zákon byl dále novelizován zákonem 190/2009 Sb. změna z. o archivnictví a spisové službě a změna dalších zákonů.

Novela přináší řadu změn, z nichž za nejdůležitější můžeme považovat:

• dodávání dokumentů fyzických a právnických osob prostřednictvím ISDS
• zřizování schránky orgánu veřejné moci také fyzické nebo právnické osobě vykonávající působnost v oblasti veřejné správy
• umožnění identifikace schránky nejen orgánům veřejné moci
• ministerstvo zveřejní seznam orgánů veřejné moci a právnických a fyzických osob vykonávajících působnost v oblasti veřejné správy, a to způsobem umožňujícím dálkový přístup
• změny v konverzi
• správní delikty a pokuty

Co je datová schránka

Datová schránka funguje podobně jako schránka elektronické pošty (e-mail). Systém má však (na rozdíl od e-mailových serverů) jediného provozovatele a je provozován ve státem definovaném režimu.
Datovou schránku si představte jako kombinaci elektronické pošty a internetového bankovnictví.

Do datové schránky jsou doručovány dokumenty a mohou z ní být odesílány. Ke schránce má přístup určený uživatel. Zprávy jsou doručovány ve zvláštním formátu tzv. datových zpráv.

Zákon stanoví: Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci a provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci.

Komunikace skrze datovou schránku má podobný charakter jako doporučené psaní a je jeho elektronickým ekvivalentem. Datová schránka zajišťuje věrnou identifikaci odesílajícího subjektu a také rozšiřuje možnost podepsání dokumentu vedle zaručeného elektronického podpisu, neboť zákon dále stanoví v odst. 2 § 18:

Úkon učiněný osobou uvedenou v § 8 odst. 1 až 4 nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

Schránky zřizuje Ministerstvo vnitra ČR prostřednictvím provozovatele systému. Schránky jsou zřizovány pro všechny subjekty bezplatně. Pro někoho se schránka zřizuje automaticky a pro někoho na požádání:

• fyzická osoba - bezplatně a na vlastní žádost
• fyzická podnikající osoba - bezplatně a na vlastní žádost
• firmy a další právnické osoby - bezplatně a povinně ze zákona
• orgán veřejné moci - povinně ze zákona

Datová zpráva

Dokumenty jsou prostřednictvím datových schránek doručovány ve formě datové zprávy.

Každá datová zpráva má svou obálku a obsah. Obálka uvádí od koho a komu je datová zpráva určena, včetně časových razítek. V obsahu jedné datové zprávy může být zaslán jeden či více dokumentů.

Je to velmi podobné e-mailu. Na rozdíl od e-mailu však datová zpráva nemá textový obsah, ale pouze přílohy - dokumenty. Navíc skrze datovou schránku lze poslat jen vybrané formáty dokumentů.

Formáty dokumentů jsou stanovené prováděcí vyhláškou MVČR. Datové schránky podporují více než 20 běžných formátů. Naleznete zde pdf, xml, html, dokumenty rodiny Open Office, MS Office 2003 (2007 zatím není uvedena), txt, obrázky a další (viz. seznam podporovaných formátů).

Velikost jedné datové zprávy dle provozního řádu ISDS je max. 10 MB. Provozovatel systému nedoručí zprávy, které neodpovídají předepsané velikosti a formátům. Datové zprávy, které budou obsahovat škodlivý software, správce zlikviduje a oznámí to odesílateli.

Zákon stanoví o datové zprávě v § 19:

(1) Dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy.
(2) Je-li dokument nebo úkon určen do vlastních rukou adresáta, vyznačí tuto skutečnost odesilatel v datové zprávě.

Zákon přímo nepopisuje datovou zprávu samotnou. Zákon o el. podpisu používá stejnou terminologii datové zprávy a tento pojem vymezuje v odst. 4 § 2 jako:

elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.

Použití datových schránek

Datové schránky jsou určeny pro komunikaci mezi osobami a státem, a zároveň mezi orgány veřejné moci navzájem.

Schránku proto typicky využijete pro podání vůči orgánům veřejné moci (daňová přiznání, přehledy pro správce sociálního zabezpečení apod.), a opačně stát bude komunikovat s Vámi přednostně skrze datovou schránku (je-li Vám zřízena automaticky nebo na Vaši žádost).

Systém není určen pro nahrazení běžné komunikace, ale pro úkony vůči státu a opačně. Systém je v tomto restriktivní a zakazuje zasílání zprávy typu nevyžádaná obchodní sdělení apod.

Výhody použití datových schránek tak využijete zejména v úspoře času a nákladů při odesílání/přebírání dokumentů. Navíc tak můžete učinit i bez zaručeného elektronického podpisu, pokud schránku vlastníte.

Dokumenty doručené do schránky mají stejnou povahu jako doporučený dopis. Datová zpráva se považuje za doručenou momentem Vašeho přihlášení do datové schránky nebo 10 dnů po předání systémem do Vaší schránky, pokud se sami aktivně nepřihlásíte (toto neplatí u zákonem stanovených případů).

Dokumenty doručené do schránky v ní setrvají 90 dnů, následně budou provozovatelem systému zlikvidovány. Dokumenty si můžete stáhnout na své lokální úložiště nebo využít služeb různých trezorů a spisových služeb, jako je např. Datový správce.

Další výhoda systému je dohledatelnost. Systém datových schránek k datovým zprávám dodává časová razítka a jejich identifikaci, díky čemuž je možné prokazatelně i v budoucnu ověřit originalitu, původ a čas odeslání datové zprávy.

Navíc je možné si i v budoucnu nechat provést autorizovanou konverzi z elektronického dokumentu do dokumentu listinného, pokud si uchováte originál datové zprávy.

Přístup k datovým schránkám

Přístup k datovým schránkám mají osoby, pro které byla schránka zřízena. Typicky jsou to samotné fyzické osoby nebo osoby statutárního orgánu právnické osoby (jednatelé, členové představenstva atd.).

Zákon o přístupu k datovým schránkám stanoví v § 8:

1. K přístupu do datové schránky fyzické osoby je oprávněna fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena.
2. K přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby je oprávněna podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena.
3. K přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn statutární orgán právnické osoby, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena.
4. K přístupu do datové schránky orgánu veřejné moci je oprávněn vedoucí orgánu veřejné moci, pro něhož byla datová schránka zřízena.

Systém datových schránek zná také oprávněné pověřené osoby. Oprávněnou pověřenou osobou je osoba, které umožníte pracovat s Vaší datovou schránkou. Se schránkou tedy může pracovat i více osob - toto je důležité pro doručování do vlastních rukou.

Technicky přístup k datovým schránkám probíhá obdobně, jako když se přihlašujete k webmailu nebo do internetového bankovnictví. Přístup je zabezpečen přístupovými údaji (jméno, heslo) a na přání můžete využít také další, pokročilé zabezpečovací prvky (certifikát, USB token apod.).

Cena používání datových schránek

Datové zprávy jsou pro fyzické i právnické osoby zasílané zdarma. Stejně tak i zřízení schránky (ze zákona nebo na požádání) je zdarma.

Toto však nebude platit u zpráv dodávaných mezi fyzickými osobami, podnikateli a právnickými osobami od 1. 1. 2010.

Dodávání datových zpráv pro fyzické a právnické osoby

Od 1.1.2010 bude možné pro fyzické osoby, fyzické osoby - podnikatele a právnické osoby využívat datové schránky pro tzv. dodávání dokumentů.

Tato možnost je upravena v novele zákona (zákonem 190/2009 Sb.), v § 18a. Dodávání zpráv je obdobné jako při provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci s několika rozdíly:

• u dodávání mezi fyzickými a právnickými osobami neplatí fikce doručení - dokument je doručen až potvrzením přijetí zaslaným skrze datovou schránku příjemce
• dodávání je zpoplatněno dle ceníku provozovatele služby a hradí jej odesílatel
• systém oznámí doručení až po potvrzení přijetí příjemcem - oznámení doručení je zdarma

Harmonogram spouštění systému datových schránek

• 1. 7. 2009 Spuštění systému datových schránek ISDS
  • Zřízení datových schránek ze zákona orgánům veřejné moci
  • Zřízení datových schránek ze zákona právnickým osobám
  • Zřízení datových schránek na požádání i ostatním oprávněným subjektům
  • V tomto období jsou schránky přístupné a aktivovatelné dle vlastníka schránky
• 1. 11. 2009 Ukončení přechodného období
  • Všechny zřízené schránky budou automaticky aktivovány a bude do nich zahájeno doručování
• 1. 1. 2010
  • Plánovaný start využívání datových schránek pro dodávání mezi fyzickými a právnickými osobami (na bázi dobrovolnosti) - v první etapě by se mělo týkat výhradně platebních dokumentů
• 1. 7. 2010
  • Plánované rozšíření využívání systému datových schránek pro dodávání mezi fyzickými a právnickými osobami o další typy dokumentů

Další informace k systému ISDS

Ze zákona je ustanoven správce schránek - Ministerstvo vnitra ČR a provozovatel systému - držitel poštovní licence, tj. Česká pošta, s.p.

Podporované formáty dokumentů pro datové zprávy (dle prováděcí vyhlášky MVČR 194/2009 Sb. ze dne 23. června 2009 o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek):

1. pdf (Portable Document Format)
2. PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving)
3. xml (Extensible Markup Language Document)
4. fo/zfo (602XML Filler dokument)
5. html/htm (Hypertext Markup Language Document)
6. odt (Open Document Text)
7. ods (Open Document Spreadsheet)
8. odp (Open Document Presentation)
9. txt (prostý text)
10. rtf (Rich Text Format)
11. doc (MS Word Document)
12. xls (MS Excel Spreadsheet)
13. ppt (MS PowerPoint Presentation)
14. jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)
15. png (Portable Network Graphics)
16. tiff (Tagged Image File Format)
17. gif (Graphics Interchange Format)
18. mpeg1/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2)
19. wav (Waveform Audio Format)
20. mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3)
21. isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší